Rechnungseingang
Eine Rechnung kommt als PDF per E-Mail. Sie wird weitergeleitet, geprüft, wieder weitergeleitet, sachlich freigegeben, noch einmal weitergeleitet. Irgendwann bucht jemand sie. Wo sie zwischendurch lag, weiß niemand mehr.
Woran es tatsächlich hängt
Das Problem ist selten die einzelne Rechnung. Es ist die Abwesenheit eines Ablaufs: Jeder Bearbeiter hat sein eigenes Postfach, seine eigene Ablage, seine eigene Erinnerung. Fällt jemand aus, fällt die Rechnung mit aus.
Typische Folgen: Skonto verfällt, weil die Freigabe zu lange dauert. Rechnungen werden doppelt bezahlt, weil niemand sieht, daß sie schon durch war. Und die Suche nach einem Beleg von vor zwei Jahren dauert eine halbe Stunde.
Wie es stattdessen aussieht
- Rechnungen kommen zentral an — per E-Mail, als E-Rechnung oder aus dem Scanner
- Lieferant, Betrag, Datum und Bestellbezug werden automatisch ausgelesen
- Der Freigabeumlauf ist definiert: wer prüft sachlich, wer rechnerisch, wer gibt frei
- Vertretungen sind hinterlegt — Urlaub hält den Prozeß nicht an
- Jeder Schritt ist protokolliert, der Stand jederzeit einsehbar
- Der Beleg liegt revisionssicher im Archiv, verknüpft mit den Buchungsdaten
Was das mit Ihrer Buchhaltung macht
Die geprüften Daten gehen an das System, das sie braucht — DATEV, Ihre Warenwirtschaft oder Ihr ERP. Die Buchhaltung tippt nicht ab, was ohnehin schon digital vorliegt. Wenn Ihr System keine passende Schnittstelle mitbringt, bauen wir sie.
Aus der Praxis
Ein Projektbericht dazu: Eingangsrechnungsprozeß mit ELO Invoice. Ergänzend zum gesetzlichen Rahmen: Die E-Rechnungspflicht.
Sprechen wir darüber
Schildern Sie uns Ihren heutigen Weg vom Posteingang bis zur Buchung. Meist zeigt sich in zwanzig Minuten, wo die Zeit verlorengeht.
