E-Rechnungspflicht
Elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, ist für Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Für den Versand greifen die Fristen gestaffelt. Die genauen Termine prüfen Sie bitte gegen die aktuelle Gesetzesfassung — die Staffelung wurde mehrfach angepasst.
Was viele Unternehmen gerade tun — und warum es nicht trägt
Die Pflicht ist erfüllt, sobald eine E-Rechnung ankommt und lesbar ist. Also entstehen Übergangslösungen: Die XRechnung wird von Hand in ein PDF umgewandelt, ausgedruckt, weitergereicht. Formal reicht das. Praktisch haben Sie damit einen zusätzlichen Arbeitsschritt eingeführt, statt einen einzusparen.
Der eigentliche Gewinn der E-Rechnung liegt darin, daß die Daten bereits strukturiert vorliegen. Wer sie wieder in ein Bild verwandelt, wirft genau das weg.
Was sich ändert, wenn es richtig eingerichtet ist
- Die Rechnung kommt strukturiert an und wird automatisch ausgelesen — keine Erfassung von Hand
- Rechnungsdaten und Beleg landen zusammen im Archiv, revisionssicher
- Prüfung und Freigabe laufen als gesteuerter Umlauf, nicht als E-Mail-Kette
- Sie sehen jederzeit, wo eine Rechnung gerade liegt und warum sie dort liegt
- Skontofristen werden sichtbar, bevor sie verstreichen
Formate, die dabei eine Rolle spielen
XRechnung und ZUGFeRD sind die in Deutschland gebräuchlichen Formate. Beide werden von der ELO ECM Suite verarbeitet. Welches bei Ihnen ankommt, hängt von Ihren Lieferanten ab — in der Praxis kommen beide vor, und Ihr System sollte mit beiden umgehen können, ohne daß jemand vorher sortiert.
Wie wir vorgehen
- Bestandsaufnahme — wie kommen Rechnungen heute herein, wer prüft, wer gibt frei?
- Einrichtung — Empfang, Auslesen, Ablage und Freigabeumlauf in ELO Invoice
- Anbindung an Ihre Buchhaltung, etwa DATEV oder Ihre Warenwirtschaft
- Schulung — die Software ist das eine, der Prozeß dahinter das andere
- Betrieb — wir bleiben zuständig
Aus der Praxis
Wie ein solcher Prozeß in einem laufenden Betrieb eingeführt wird, haben wir hier beschrieben: Eingangsrechnungsprozeß mit ELO Invoice.
Sprechen wir darüber
Erzählen Sie uns, wie Rechnungen bei Ihnen heute laufen. Wir sagen Ihnen, was sich mit vertretbarem Aufwand ändern läßt.
