Papierarchiv digitalisieren
Schränke voller Ordner, ein Kellerraum, den niemand betreten will, und die Gewißheit, daß dort Dokumente liegen, die man aufbewahren muß. Solange nichts passiert, fällt es nicht auf. Beim Umzug in neue Räume schon.
Warum Einscannen allein nichts löst
Ein PDF ohne Verschlagwortung ist ein Papierstapel in digitaler Form. Wer nicht weiß, wonach er sucht, findet es auch dann nicht. Der Aufwand verschiebt sich nur: vom Suchen im Regal zum Suchen im Dateiverzeichnis.
Entscheidend ist, was beim Scannen mit den Dokumenten passiert — ob sie erkannt, zugeordnet und mit den richtigen Merkmalen abgelegt werden.
Wie wir das machen
- Priorisieren — was muß wirklich mit, was ist Aufbewahrungsfrist, was kann weg?
- Klassifizieren — welche Dokumentarten gibt es, welche Merkmale braucht jede?
- Scannen — im Haus oder über einen Dienstleister, je nach Menge
- Automatisch verschlagworten — per Volltexterkennung und regulären Ausdrücken werden Belegnummern, Namen und Daten erkannt; ein Abgleich mit Ihrer Datenbank füllt die Metadaten selbsttätig
- Ablegen — revisionssicher im ELO-Archiv, mit Rechten und Aufbewahrungsfristen
- Prüfen — Stichproben, bevor das Papier tatsächlich vernichtet wird
Nur was der Abgleich nicht eindeutig zuordnen kann, wird von Hand nachgetragen. Das ist der Teil, der Arbeit macht — und genau deshalb lohnt es sich, die Erkennung vorher sauber einzurichten.
Was danach anders ist
- Dokumente sind in Sekunden auffindbar, auch im Volltext
- Der Archivraum wird frei
- Aufbewahrungsfristen laufen automatisch ab, statt vergessen zu werden
- Mehrere Personen können gleichzeitig auf dieselbe Akte sehen
Aus der Praxis
Ein Projekt, bei dem genau das anstand: Papierarchiv auflösen.
Sprechen wir darüber
Sagen Sie uns, wie viele laufende Meter es ungefähr sind und was darin liegt. Daraus läßt sich der Aufwand realistisch abschätzen.
