ELO Einführung mit den Business Solutions ELO for DATEV und ELO Contract
unter Verwendung der BENTHO eigenen DATEVconnect Schnittstelle und der BENTHO KI
Ausgangssituation
Im Januar 2025 erhielten wir von Ingo Dietrich, Account Executive bei DATEV eG, eine spannende Projektanfrage. Daraufhin wurde der Kontakt zur Olympiastadion Berlin GmbH hergestellt. Die Anforderung bestand darin, sowohl den Rechnungseingangsprozess als auch das Vertragsmanagement durch eine ELO Einführung zu digitalisieren.
Projektziel
Die internen Abläufe sollten durch eine zentrale digitale Lösung transparenter und effizienter werden. Im Fokus stand zunächst die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht sowie eine nahtlose Anbindung an DATEV.
Projektinitialisierung
Eine Präsentation der ELO ECM Suite inkl. der Business Solution ELO for DATEV erfolgte vorab bereits durch Ingo Dietrich. In einem anschließenden Kennenlerntermin zwischen der Olympiastadion Berlin GmbH und der BENTHO Business Solutions GmbH wurden die Anforderungen detailliert besprochen. Basierend auf diesen Ergebnissen stellte BENTHO in einem weiteren Termin die Business Solution ELO Contract vor.
Anschließend erstellte BENTHO das Angebot und im Februar 2025 fiel der Startschuss für das Projekt.
Herausforderungen
- Digitalisierung des Rechnungseingangs
Der Rechnungseingangsprozess sollte vollständig digital abgebildet werden und einen effizienten Freigabeprozess und transparenten Statusübersicht der Rechnungen ermöglichen. Dabei war zu berücksichtigen, dass einige Anwender ausschließlich am Freigabeprozess beteiligt sind und daher keinen vollumfänglichen Zugriff auf ELO benötigen. - Anbindung an DATEV
Eine Integration an die bestehende DATEV Umgebung war essenziell, um einen durchgängigen Rechnungsprozess sicherzustellen. - Digitales Vertragsmanagement
Im zweiten Schritt soll ELO Contract eingeführt werden. Verträge sollen künftig digital und zentral verwaltet werden.
Lösung
Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, setzen wir bei BENTHO die Einführungen mehrerer Business Solutions in der Regel stufenweise um. Dieses Vorgehen sorgt bei den Anwendern für eine höhere Akzeptanz und ermöglicht eine Umstellung ohne Unterbrechungen im laufenden Betrieb.
- Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit ELO for DATEV
EINE Lösung die den Eingangsrechnungsprozess digitalisiert mit direkter Anbindung an die DATEV Umgebung. - User Lizenzen
Für die unterschiedlichen Nutzergruppen wurde eine passgenaue Client Struktur eingeführt. In Abstimmung mit dem Kunden wählten wir gemeinsam eine Mischung aus Voll-, Web- und Task-Clients. - Digitales Vertragsmanagement
Die Einführung der Business Solution ELO Contract im zweiten Projektschritt. - DATEVconnect Schnittstelle von BENTHO
Die Nutzung der BENTHO eigenen DATEVconnect Schnittstelle ermöglicht eine optimale Systemintegration zwischen der ELO ECM Suite und DATEV.
Umsetzung
Im März erfolgte die Implementierung der Basiskomponenten der ELO ECM Suite sowie des Moduls ELO for DATEV. Parallel wurden erste individuelle Konfigurationen vorgenommen.
Die ausführliche Testphase begann im April. Sie umfasste weitere Anpassungen und die ersten Schulungen fanden statt. Nach Abschluss der Testphase und dem erfolgreichen Livegang wurden die erforderlichen Benutzer- und ELO for DATEV Lizenzen abgerufen.
Danach erfolgte, wie bereits vor Projektstart vereinbart, im zweiten Schritt die Implementierung und Anpassung der Business Solution ELO Contract.
Dank der engen Zusammenarbeit und regelmäßigen Abstimmungen konnte unser Kunde bereits ab Juli produktiv mit ELO arbeiten.
Individuelle Konfiguration
Sowohl bei elektronischen Rechnungen (z.B. ZUGFeRD) als auch bei klassischen PDF-Dokumenten dienen die mit ELO for DATEV konfigurierten Stammdaten als Grundlage für die Verarbeitung. Bei der Belegerkennung durch die BENTHO KI-Lösung wird auf Mandanten- und Kreditorstammdaten mittels der BENTHO eigenen DATEVconnect Schnittstelle zugegriffen.
Darüber hinaus kommt diese Schnittstelle auch im Modul ELO Contract zum Einsatz. Dort werden Vertragspartner mit Hilfe der Schnittstelle aus DATEVconnect übernommen und setzen sich aus Kreditor- und Debitorstammdaten zusammen.
Eine weitere individuelle Anpassung wurde im Freigabeprozesses umgesetzt. Und zwar wird in der sachlichen Prüfung die Rechnung einem bestimmten Gewerk zugeordnet und die zuständigen Freigabebenutzer werden auf dieser Grundlage aus einem in ELO gepflegten Gen. 2 Workspace automatisch ausgewählt. Anschließend erfolgt die eigentliche Freigabe. Neue Gewerke inklusive der zugehörigen Ansprechpartner kann der Kunde selbstständig anlegen.
Nach Abschluss der Freigabe wird der Standardprozess fortgesetzt. Abschließend bearbeitet die Buchhaltung die Rechnung und übermittelt den Buchungsvorschlag direkt an DATEV. Der Beleg wird am Ende des Prozesses als erfolgreich abgeschlossen in ELO markiert.
Schlusswort
Das Projekt zeigt, wie digitale Lösungen praxisnah und individuell umgesetzt werden können. Wir bedanken uns bei Ingo Dietrich für die Herstellung des Kontaktes und bei unserem Kunden für die bisher sehr gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit. Wir freuen uns darauf, die Geschäftsprozesse weiterhin gemeinsam weiterzuentwickeln.
„Mit der Einführung von ELO haben wir unsere internen Prozesse nachhaltig weiterentwickelt und vereinfacht. Die Zusammenarbeit mit und Betreuung durch BENTHO ist sehr professionell und angenehm.“
– Timo Rohwedder, Geschäftsführer Olympiastadion Berlin GmbH
Möchten auch Sie Ihre Prozesse individuell digitalisieren? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage über unser Kontaktformular.
