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Seit über einem halben Jahr besteht in Deutschland nun die E-Rechnungspflicht. Obwohl viele Unternehmen bereits E-Rechnungen versenden, verwenden Empfänger bei der Verarbeitung häufig noch Übergangslösungen, wie z.B. das manuelle Umwandeln einer XRechnung in eine PDF-Datei.
Zielsetzung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich
Durch E-Rechnungen soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden. Der Erfüllungsaufwand und die Bürokratiekosten sollen durch die verpflichtende Verwendung entlastet werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die E-Rechnung muss der europäischen Norm EN16931 entsprechen. Aktuell werden diese Anforderungen von der XRechnung oder dem hybriden ZUGFeRD-Format erfüllt.
Wichtig: Eine per E-Mail versandte Rechnung im PDF-Format gilt seit dem 01.01.2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung im B2B-Bereich zur Pflicht. Seit dem 01.01.2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich mit Sitz in Deutschlandsind verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Die Plicht zur Austellung von E-Rechnungen kommt gestaffelt, wie folgt:
- Seit dem 01.01.2025: E-Rechnungen dürfen verpflichtend ausgestellt werden. Es besteht keine Zustimmungserfordernis für den Erhalt von E-Rechnungen. Seit Januar müssen alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmen in der Lage sein E-Rechnungen zu erhalten und diese verarbeiten und archivieren zu können.
- Ab dem 01.01.2027: Große Unternehmen sind verpflichtet E-Rechnungen auszustellen (Vorjahresumsatz > 800.000 €).
- Ab dem 01.01.2028: Alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig Ihrer Größe, müssen E-Rechnungen ausstellen.
Ausnahmen bilden im Moment Kleinbetragrechnungen (derzeit bis 250€ brutto) und Fahrausweise. Keine Ausnahmeregelung gilt für Barkäufe über 250€ z.B. Geschäftsessen oder Einkäufe in Geschäften.
Aufbewahrungspflicht nach GoBD
Entscheidet sich ein Rechnungsaussteller bereits jetzt für die Verwendung von E-Rechnungen, muss der Empfänger bereit sein E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und ordnungsgemäß archivieren zu können. Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss so aufbewahrt werden, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.
Wichtig: E-Mail Postfächer zur Aufbewahrung und ausgedruckte Formate erfüllen nicht die Anforderungen nach GoBD!
Achtung bei ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Format aus PDF und dem XML-Format. Die Rechnungsprüfung sollte anhand des Datensatzes (XML) erfolgen. Falls nur ein PDF-Viewer verwendet wird, besteht die Gefahr, dass Abweichungen zwischen Datensatz (XML) und Bilddatei (PDF) nicht auffallen. Auch der Vorsteuerabzug ist nur aus dem sturkturierten Rechnungsteil möglich.
Fazit:
Angesichts der „langen“ Übergangszeit bis zum 01.01.2028 denken viele Unternehmen, sie haben noch reichlich Zeit um sich vorzubereiten. ABER sie müssen jetzt bereits in der Lage sein E-Rechnungen zu verarbeiten. Auch die GoBD-konformen Aufbewahrungspflichten gelten ebenfalls bereits und sind umzusetzen. Rechtliche und technische Entwicklungen wie z.B. gesetzliche Anpassungen, Einführung des nationalen Meldeverfahren, Überarbeitung der Norm EN16931 oder Aktualisierungen der GoBD muss aktuell jeder im Auge behalten.
Wer vorbereitet ist, verschafft sich also einen klaren Vorsprung und dabei unterstützen wir Sie mit der ELO ECM Suite!
Unsere Lösung: Die ELO ECM Suite
Mit der Archivierung in der ELO ECM Suite sind und bleiden Sie immer auf der sicheren Seite. Die ELO ECM Suite archiviert Ihre gesamten Dokumente und E-Rechnungen revisionssicher und GoBD-Konform.
Auch die Business Solution ELO Invoice unterstützt Sie bei der Verarbeitung von elektronischen Rechnungsformaten. E-Rechnungen werden automatisch erkannt, erfasst und verarbeitet. Zusätzlich wird aus der E-Rechnung eine leserliche PDF-Datei erzeugt.
Alle Lösungen von ELO helfen Ihnen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und werden fortlaufend gemäß aktueller Anforderungen und neuer rechtlicher Rahmenbedingungen weiterentwickelt. Bleiben Sie up to date mit ELO!
Im folgenden Video zeigen wir Ihnen noch, wie ELO Invoice elektronische Rechnungen verarbeitet:
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