Projektbeschreibung
Die Anforderung dieses Projektes bestand in dem Wunsch des Kunden, die Fahrzeugakten des Unternehmens digital in ELO abzubilden. Im ersten Schritt sollte dazu die Ablage verschiedener Dokumenttypen realisiert werden. Dazu gehörten unter anderem Übergabeprotokolle, Schriftverkehr, die Fahrzeugpapiere sowie Leasingunterlagen. Je nach Dokumentart sollten spezifische Freigabeprozesse in ELO gestartet werden, die schnellere und nachvollziehbare Durchlaufzeiten ermöglichen.
Unsere Aufgaben
Die Datenquelle, die vom Kunden bereitgestellt wurde, bestand aus einer .csv-Datei, die manuell in Teams gepflegt wird. Ein SQL-Dienst importiert regelmäßig eine im Dateisystem hinterlegte Kopie dieser .csv-Datei und stellt die Daten in einer SQL-Tabelle zur Verfügung.
Basierend auf dieser Datenquelle konnten einige Prozessschritte automatisiert werden. So ist zum Beispiel die Aufforderung zur Zahlung eines Bußgeldbescheides einfach über einen ELO-Workflow zuweisbar, da der Fahrer bereits als Metainformation vorhanden ist. Auch der regelmäßige Nachweis eines aktuellen Führerscheins oder die Pflege der Kilometerstände zum 1. jeden Monats wurden über Automatismen als Arbeitserleichterung für die Fuhrparkleitung realisiert.
Herausforderungen
- Aufgrund wachsender Anforderungen wurde die bisher bestehende Ordnerstruktur umgewandelt in einer Fahrerakte – analog zu den ELO Lösungen HR oder Contract.
- Die bestehende Datenquelle wurde erweitert. Allein durch die Auswahl eines Fahrers werden nun über 30 Metadaten-Felder befüllt.
- Das System weist gegenüber dem bisherigen Stand deutlich mehr Flexibilität und Skalierbarkeit für künftige Anforderungen auf und die bisherigen Funktionen bleiben bestehen.
