Projektbeschreibung

Die Anforderung eines weiteren spannenden Projektes bestand in dem Wunsch eines Neukunden, das vorhandene Papierarchiv aufzulösen und zu digitalisieren. Im Zuge eines Umzugs in neue Büroräume sollte das Papierarchiv, bestehend aus etlichen Schränken, Ordnern und Akten aufgelöst und digitalisiert werden.

Unsere Aufgaben

Kundenseitig wurden ELO Server bereitgestellt und die Dokumente priorisiert, klassifiziert und eingescannt. Nach dem wir die ELO ECM Suite auf dem System des Kunden installiert und eingerichtet haben, konnte der eigentliche Digitalisierungsprozess starten. Über die eingescannten Dokumente lief der Volltext und mit regulären Ausdrücken wurde nach bestimmten Begriffen gesucht. Anhand dieser Begriffe startete die Datenbankabfrage. Fiel diese positiv aus, wurde die Metadatenmaske automatisch befüllt und das Dokumente wurde im neuen ELO Archiv abgelegt. War das Ergebnis der Datenbankabfrage negativ, musste die Metadatenmaske manuell befüllt werden, damit das Dokument richtig im Archiv abgelegt wird.

Nach dem erfolgreichen Ablageprozess wurden die Mitarbeiter für die Nutzung der ELO ECM Suite geschult, insbesondere die Suche und Anzeige der abgelegten Dokumente.

Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

  • Das Volumen der analogen Dokumente: Eine genaue Planung und klare Priorisierung ist entscheidend. Spezialisierte Dienstleister für den Massenscan können je nach Menge eine gute Unterstützung sein.
  • Eine sorgfältige Klassifizierung der Dokumenttypen. Die Metadaten und die Indexierungsstrategie müssen flexibel genug sein, um verschiedene Dokumententypen korrekt zu erfassen.
  • Für sensible und vertrauliche Dokumente müssen Sicherheitsmaßnahmen implementiert werden, wie verschlüsselte Datenspeicherung, Zugriffsrechte und Protokollierung.

Alternative Vorgehensweise

Eine weitere Möglichkeit Dokumente nachträglich im ELO Archiv zu speichern besteht darin, prozessbezogene Scan-Pfade einzurichten. Die Dokumente werden mit einem Scanner mit direkter Netzwerkverbindung eingescannt und durch die eingerichteten spezifischen Scan-Pfade automatisch im entsprechenden Ordner im ELO abgelegt. Dieser Ansatz eignet sich bei Projekten, bei denen eine große Menge an Dokumenten digitalisiert werden muss.